Stunden in einem Werkzeug erfassen, Rechnungen in einem zweiten schreiben und dazwischen abtippen: Das ist der Medienbruch, an dem Fehler entstehen. In Redmine mit unseren Plugins entsteht die Rechnung aus den genehmigten Zeiteinträgen, als ZUGFeRD für Geschäftskunden oder als XRechnung für öffentliche Auftraggeber. Die Stunden werden einmal erfasst, einmal geprüft und dann abgerechnet.
Die Zeiterfassung weiß, wer wann woran gearbeitet hat. Die Rechnungssoftware weiß, was der Kunde bezahlen soll. Dazwischen sitzt jemand mit zwei Fenstern und überträgt Stunden in Positionen. Jede Übertragung ist eine Gelegenheit für Zahlendreher, vergessene Tickets und Rückfragen vier Wochen später. Und seit die E-Rechnung ein strukturiertes XML verlangt, reicht es nicht mehr, am Ende eine PDF zu drucken.
Das Format steht beim Kunden, nicht bei der Rechnung. Für Geschäftskunden erzeugt das Plugin ZUGFeRD: ein hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN-16931-Profil, dazu die XML-Datei zum Herunterladen. Für öffentliche Auftraggeber erzeugt es XRechnung: XML nach XRechnung-Spezifikation; die Leitweg-ID des Empfängers ist Pflichtfeld und wird beim Speichern des Kunden validiert. Kunden ohne E-Rechnung bekommen eine klassische PDF.
Die Übermittlung bleibt Ihr Schritt: ZUGFeRD per E-Mail an den Kunden, XRechnung über das Portal des Auftraggebers.
Das Plugin vergibt Rechnungsnummern erst beim Ausstellen fortlaufend, storniert statt zu löschen, hält Ausstellung, Versand und Stornierung mit Datum und Uhrzeit fest und gibt bei ZUGFeRD-Kunden PDF/A-3 mit eingebettetem XML aus. Was es nicht kann: Ihre Stammdaten prüfen, das Format mit dem Empfänger abstimmen oder Ihre Buchführung beurteilen. Die vier Eigenschaften und was daraus folgt stehen auf der Seite der Rechnungstellung; was die E-Rechnungspflicht in Deutschland verlangt, auf der Seite zur E-Rechnung.
Ja. Eine Rechnung kann Positionen aus Zeiteinträgen und manuelle Positionen mischen, etwa eine Pauschale oder Fahrtkosten. Jede Position hat eigene Einheit, Einzelpreis und Umsatzsteuersatz; auch 19 % und 7 % auf derselben Rechnung ergeben korrekte Summen.
Standardmäßig bietet das Plugin nur Stunden an, deren Periode in der Zeiterfassung eingereicht und genehmigt wurde. Pro Projekt lässt sich in den Kundenstammdaten „Ohne Freigabe abrechnen“ einschalten, dann werden auch ungeprüfte Stunden angeboten.
Nach dem Ausstellen liegt sie auf der Rechnungsseite zum Herunterladen: bei ZUGFeRD-Kunden das hybride PDF mit eingebettetem XML plus die XML-Datei einzeln, bei XRechnung-Kunden die PDF und die XRechnung-XML als getrennte Dateien.
Ja, PDF und XML sind gewöhnliche Dateien. Beim E-Mail-Versand aus dem Plugin lässt sich eine Blindkopie an ein eigenes Archivpostfach eintragen, und die Rechnungsliste exportiert als CSV. Ob die Software Ihres Steuerberaters das ZUGFeRD-XML direkt einliest, klären Sie mit ihm.
Ja. Steht beim Kunden das Format auf „none“, erzeugt das Plugin eine klassische PDF ohne strukturierte Daten. Das Format ist pro Kunde hinterlegt, Sie müssen bei der einzelnen Rechnung nichts umschalten.
In der Demo sind Zeiterfassung und Rechnungstellung mit Beispieldaten eingerichtet: Woche genehmigen, Rechnung aus den Stunden erzeugen, Vorschau ansehen, ausstellen.
Demo öffnen Rechnungstellung: Preis und Details Alle fünf im Bundle