Häufige Fragen
Was vor der ersten Rechnung geklärt sein sollte.
Erzeugt das Plugin ZUGFeRD oder XRechnung?
Beides. Das Format wird pro Kunde in den Stammdaten hinterlegt: ZUGFeRD als hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN-16931-Profil, XRechnung als XML nach XRechnung-Spezifikation, oder eine klassische PDF ohne strukturierte Daten.
Wie kommen die erfassten Stunden auf die Rechnung?
Das Plugin übernimmt genehmigte Zeiteinträge eines Kunden und Zeitraums als Rechnungspositionen; jede Position verweist auf die zugrunde liegenden Zeiteinträge. Manuelle Positionen mit eigener Einheit, Einzelpreis und Umsatzsteuersatz lassen sich ergänzen, auch gemischte Steuersätze auf einer Rechnung.
Kann ich eine ausgestellte Rechnung noch ändern?
Nein. Bearbeitet wird der Entwurf. Eine ausgestellte Rechnung, die sich als fehlerhaft erweist, wird storniert, nicht gelöscht: Das Plugin erzeugt eine Stornorechnung mit eigener Nummer, die auf das Original verweist, danach stellen Sie eine neue Rechnung aus.
Wie werden Rechnungsnummern vergeben?
Nach einem Nummernformat mit Platzhaltern, zum Beispiel RG-{{year}}-{{seq}}. Steht das Kunden-Kürzel im Format, zählt die laufende Nummer pro Kunde und Jahr; dazu lässt sich pro Kunde eine Startnummer festlegen. Die Nummer wird erst beim Ausstellen vergeben, nicht beim Speichern des Entwurfs.
Was brauche ich für Rechnungen an Behörden?
Öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen in der Regel XRechnung. Dafür tragen Sie beim Kunden die vom Empfänger mitgeteilte Leitweg-ID ein; sie wird beim Speichern validiert. Das Plugin erzeugt die XRechnung-XML, die Sie über das Portal des Auftraggebers einreichen.
Was bedeutet die GoBD für Rechnungen aus dem Plugin?
Das Plugin vergibt Rechnungsnummern erst beim Ausstellen fortlaufend, storniert ausgestellte Rechnungen statt sie zu löschen, hält Ausstellung, Versand und Stornierung mit Datum und Uhrzeit fest, erfasst jede Zahlung mit Datum und gibt bei ZUGFeRD-Kunden PDF/A-3 mit eingebettetem XML aus. Ob Ihre Buchführung insgesamt die GoBD erfüllt, hängt auch von Ihrer Archivierung und Aufbewahrung ab; das klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Wer sieht welche Rechnungen?
Die Rechte Rechnungen ansehen und Rechnungen verwalten vergeben Sie in Redmine-Rollen, sie wirken aber pro Kunde, nicht pro Projekt. Ein Kunde ist in den Stammdaten einem oder mehreren Projekten zugeordnet. Wer in einem dieser Projekte eine Rolle mit dem Recht hat, sieht alle Rechnungen dieses Kunden, auch solche aus einem anderen Projekt desselben Kunden und solche ohne Projektbezug. Eine Rechnung ist ein Dokument des Kunden und lässt sich nicht zur Hälfte zeigen. Die Buchhaltung erhält die globalen Rechte Alle Rechnungen ansehen und Alle Rechnungen verwalten und sieht damit unabhängig von Projektmitgliedschaften alles.
Zwei Projektleitungen, ein Kunde: Wie halte ich die Rechnungen getrennt?
Legen Sie den Kunden zweimal an, je Projekt einmal, etwa „Müller GmbH – Website“ und „Müller GmbH – App“. Jeder dieser Kunden hat dann nur sein Projekt, eigene Rechnungen und auf Wunsch einen eigenen Nummernkreis. Beim Update von Version 1.6 auf 1.7 ändert sich für bestehende Installationen nichts: Rollen, die bisher Rechnungen ansehen oder verwalten durften, bekommen automatisch das passende globale Alle-Rechnungen-Recht. Wer die Einschränkung auf Kunden nutzen will, nimmt es den Projektleitungs-Rollen danach wieder weg.
Brauche ich zusätzlich eine Buchhaltungssoftware?
Für das Erstellen, Ausstellen und Verfolgen der Rechnungen nicht: Zahlungen werden im Plugin erfasst, offene und überfällige Posten gefiltert, die Rechnungsliste lässt sich als CSV exportieren. Buchführung und Steuer bleiben bei Ihrer Buchhaltung oder Ihrem Steuerberater.
